CO TO JEST RODO?
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
DEFINICJE
Administrator danych osobowych – to podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele
i sposoby przetwarzania danych osobowych – czyli decyduje o tym jak dane osobowe są przetwarzane i odpowiada za ich przetwarzanie zgodnie z przepisami.
Użytkownik – każda osoba fizyczna przekazująca dane osobowe firmie HQ Plastics w tym odwiedzająca Serwis Internetowy
Serwis Internetowy – strona internetowa prowadzona przez Administratora.
CO TO SĄ DANE OSOBOWE?
Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Będą to zatem dane takie jak np. imię, nazwisko, adres, data urodzenia, numer telefonu czy adres e-mail (lista nie jest zamknięta).
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem danych osobowych Użytkownika w związku z ich przetwarzaniem w niżej wskazanych celach jest Spółka HQ Plastics S.C. Aleksandra Błasiak, Jacek Bączek z siedzibą przy ul. Górecka 63d, 43-430 Skoczów, NIP: 5482664639, REGON: 243412177
PODSTAWY PRAWNE I CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe mogą być przetwarzane przez nas w następujących celach:
- zawarcia i realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w tym weryfikacji wiarygodności płatniczej i rozliczenia umowy – na podstawie danych dostarczonych przez Użytkownika lub danych z innych źródeł (Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Biura Informacji Gospodarczej -> w każdym przypadku podstawą uzyskania informacji są przepisy regulujące funkcjonowanie poszczególnych baz informacji);
- niezbędności do wykonania ciążących na HQ Plastics obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) polegających w szczególności na:
a. rozliczanie faktur oraz innych dokumentów księgowych);
b. sprawdzeniu danych kontrahenta zawartych na tzw. „białej liście podatników VAT” prowadzonej zgodnie z art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w zakresie tam wskazanym), tj. weryfikacji czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, sprawdzenia powodów z jakich kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT i poznanie podstawy prawnej tych decyzji, a także potwierdzenia numeru rachunku bankowego kontrahenta;
c. wykonaniu obowiązków związanych z realizacją praw wskazanych w RODO (w tym w zakresie niezbędnym do identyfikacji i weryfikacji tożsamości osoby żądającej oraz udzielenia odpowiedzi). - realizacji prawnie uzasadnionych interesów HQ Plastics (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w postaci:
a. marketingu bezpośredniego naszych produktów lub usług realizowanego w czasie wykonywania umowy, z zastrzeżeniem, że w przypadku realizowania e-mail marketingu zostanie odebrana dodatkowa zgoda na źródło przekazu marketingowego;
b. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, które mogą powstać w związku z zawieranymi umowami (wykonaniem i rozliczeniem umowy, rozpatrywaniem reklamacji) czy związanych z wykonywaniem obowiązków wynikających z przepisów RODO (aby móc wykazać zgodność z przepisami);
c. udzielania odpowiedzi na zadane drogą mailową pytania i oferty – zgłoszone przez formularz kontaktowy w Serwisie Internetowym lub na adres e-mail pracownika (prowadzenia korespondencji mailowej)
d. umożliwienia kontaktu pomiędzy pracownikami stron umowy niebędącymi stroną zawieranych umów zarówno na etapie ofertowym jak i w ramach wykonywania zawartych umów;
e. weryfikacja tożsamości pracowników kontrahentów współpracujących z HQ Plastics np. kierowców odbierających nasze produkty lub odbierających produkty zamówione u naszego kontrahenta;
f. organizacji szkoleń i wydarzeń dla pracowników lub współpracowników klientów/kontrahentów lub potencjalnych klientów/kontrahentów. - otrzymywania naszych informacji handlowych (marketingowych) – na podstawie udzielonej w tym celu zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji ww. celów czyli np. zawarcia umowy czy odpowiedzi na zadane przez Użytkownika pytanie. Wyrażenie zgody jest zawsze w pełni dobrowolne – w szczególności gdy celem jest uzyskanie zgody na przesyłanie informacji handlowych pod formularzem kontaktowym, jej udzielenie nie jest warunkiem przesłania i otrzymania odpowiedzi na zadane pytanie. Podanie danych wynikających z przepisów prawa jest obowiązkowe. Brak ich podania może rodzić konsekwencje wynikające z przepisów, np. podatkowe. HQ Plastics może także przetwarzać dane w innych celach – z zastrzeżeniem spełnienia w tym zakresie wszystkich wymogów przewidzianych przez przepisy prawa (w szczególności gdy mamy niezbędną podstawę prawną i spełnimy wobec Ciebie obowiązki informacyjne).
ZAKRES ZBIERANYCH DANYCH OSOBOWYCH
Administrator gromadzi i przetwarza następujące dane osobowe:
- podstawowe dane osobowe (imię i nazwisko) w celu świadczenia usług,
- dane kontaktowe (numer telefonu i adres e-mail) przetwarzane w przypadku zgłoszeń wysyłanych z formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie,
- inne dane wynikające z umowy lub zamówienia w związku, z którymi następuje udostępnienie danych osobowych osoby kontaktowej.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe są przetwarzane przez następujące okresy (są to maksymalne okresy przetwarzania danych):
- dane przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy – przez czas trwania umowy, a następnie do czasu przedawnienia wzajemnych roszczeń (wyłącznie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami) w oparciu o tzw. uzasadniony interes lub do czasu skutecznego zgłoszenia sprzeciwu,
- dane przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowych – przez okres wskazany
w przepisach prawa podatkowego, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym została wystawiona faktura, - dane przetwarzane w celu wykonania obowiązków związanych z realizacją praw wskazanych w RODO – przez czas pozwalający na obronę przed roszczeniami (przez okres przedawnienia roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych),
- dane przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego własnych produktów lub usług – do czasu zgłoszenia sprzeciwu (lub wycofania zgody na marketing drogą elektroniczną bądź telefoniczną, a po zgłoszeniu sprzeciwu/wycofaniu zgody wyłącznie w celu obrony przed roszczeniami (przez okres przedawnienia roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych),
- dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – przez okres przedawnienia roszczeń zarówno przysługujących względem Spółki, jak i przysługujących Spółce,
- udzielania odpowiedzi na zadane drogą mailową pytania i oferty – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub do czasu przedawnienia wzajemnych roszczeń związanych
z prowadzoną korespondencją np. wykonywaniem umowy, - umożliwienia kontaktu pomiędzy pracownikami stron umowy – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub do czasu przedawnienia wzajemnych roszczeń związanych
z prowadzoną korespondencją np. wykonywaniem umowy, - weryfikacja tożsamości pracowników – do czasu zgłoszenia sprzeciwu lub do czasu przedawnienia wzajemnych roszczeń związanych z prowadzoną korespondencją np. wykonywaniem umowy,
- otrzymywania informacji handlowych – do czasu wycofania zgody, a następnie do ewentualnej obrony przed roszczeniami (np. poprzez wykazanie, że prawo do wycofania zgody zostało zrealizowane) i tylko w zakresie niezbędnym do tego celu,
- dane przetwarzane w celu realizacji szkoleń i wydarzeń dla pracowników lub współpracowników klientów/kontrahentów lub potencjalnych klientów/kontrahentów – przez czas trwania umowy, a następnie do czasu przedawnienia wzajemnych roszczeń (wyłącznie
w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami) w oparciu o tzw. uzasadniony interes lub do czasu skutecznego zgłoszenia sprzeciwu.
UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKA
Uprawnienia osoby, której dotyczą dane osobowe:
- prawo dostępu do danych,
- prawo do modyfikacji danych, jeżeli przetwarzane dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
- prawo do usunięcia danych,
- prawo do ograniczenia przetwarzania,
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego,
- prawo wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego lub organu nadzorczego innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu lub pracy osoby, której dane dotyczą lub ze względu na miejsce domniemanego naruszenia RODO,
- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).
ZAKRES DANYCH ZBIERANYCH AUTOMATYCZNIE
Podczas wizyty w Serwisie, automatycznie rejestrowane są dane dotyczące aktywności Użytkownika, m. in. adres IP, typ przeglądarki, typ systemu operacyjnego. Dane te wykorzystywane są tylko
i wyłącznie w celach administracyjnych i statystycznych.
Przesyłanie danych osobowych i komunikacja z serwerami HQ Plastics jest zaszyfrowana i odbywa się z użyciem protokołu SSL (Secure Socket Layer).
COOKIES
Administrator serwisu korzysta z technologii plików Cookies. Cookies są to pakiety informacji zapisywane na urządzeniu Użytkownika za pośrednictwem Serwisu, zwykle zawierające informacje zgodne z przeznaczeniem danego pliku, za pomocą których Użytkownik korzysta z Serwisu.
Administrator wykorzystuje dwa rodzaje plików Cookies:
- sesyjne, które usuwane są trwale wraz z zakończeniem sesji przeglądarki Użytkownika,
- trwałe, które pozostają po zakończeniu sesji przeglądarki na urządzeniu Użytkownika, aż do ich skasowania.
Na podstawie plików Cookies, zarówno sesyjnych, jak i trwałych, nie jest możliwe ustalenie tożsamości Użytkownika. Mechanizm Cookies nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych.
Użytkownik może samodzielnie zmienić ustawienia dotyczące Cookies w dowolnej chwili, określając warunki ich przechowywania, przez ustawienia przeglądarki internetowej lub przez konfigurację usługi, zgodnie z instrukcją producenta, lecz może to spowodować niedostępność części lub całości funkcji Serwisu.
Usługodawca wykorzystuje Cookies do tworzenia statystyk (anonimowych) pozwalających na optymalizowanie użyteczności Serwisu, za pośrednictwem narzędzi analitycznych jak Google Analytics, analiz i badań oglądalności, a także świadczenia usług reklamowych.
JAK SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ
We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych (w tym w celu zgłoszenia sprzeciwu czy wycofania zgody oraz w związku z zaobserwowanym naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych lub realizacją Twoich innych praw) możesz skontaktować się z Administratorem danych osobowych drogą mailową: przemyslaw.blasiak@hqplastics.pl, poprzez formularz dostępny w Serwisie lub listownie na adres: HQ Plastics S.C., ul. Górecka 63d, 43-430 Skoczów. W odpowiedzi na zgłoszone żądanie możesz zostać poproszony o podanie danych niezbędnych do zweryfikowania Twojej tożsamości lub podanie dodatkowych informacji potrzebnych do prawidłowego zrealizowania wniosku.